Tham khảo các dịch vụ thiết kế website, dịch vụ SEO, lập trình web-app, cắt HTML và lập trình di động

Do nhu cầu người dùng ngày càng phân hóa, các phần mềm chat cũng chia thành những loại khác nhau. Có những ứng dụng chat chỉ dành cho cặp đôi, hoặc một số khác tập trung vào chat nặc danh và tin nhắn tự hủy.

Trong số đó, được quan tâm nhiều nhất là mảng phần mềm chat nhóm (group chat/team chat) hỗ trợ đa nền tảng bởi những các tính năng phù hợp để hợp tác làm việc hiệu quả.

Lợi ích của phần mềm chat nhóm

Các loại công cụ chat khác nhau sẽ có tính năng khác nhau tùy vào đối tượng sử dụng. Bạn bè cần liên lạc với nhau, người thân trong nhà hay thường xuyên hỏi thăm nhau... chỉ cần những tính năng thông thường như nhắn tin, gọi video và gửi sticker, biểu cảm, .v.v...

Trái lại, đối với các nhóm làm việc hoặc doanh nghiệp, ứng dụng chat nhóm cần phải có thêm những tính năng hỗ trợ cho công việc. Nó phải là một công cụ quản lý chat có hệ thống và hiệu quả, và phải bảo đảm thông tin đến đúng với đối tượng liên quan.

Thêm vào đó, trình chat nhóm cần tích hợp các công cụ giúp giải quyết vấn đề nhanh gọn, tiện lợi như thông báo, nhắc nhở, lịch làm việc. Nó còn phải là một kho chứa những tài liệu được chia sẻ nội bộ để dễ dàng truy cập lại khi cần, tăng năng suất công việc.

Tiêu chí chọn phần mềm

Đa nền tảng

Đa nền tảng là tính năng thiết yếu nhất của một dịch vụ chat cho các nhóm làm việc và doanh nghiệp. Nó giúp người dùng truy cập trình chat và kết nối với đồng nghiệp mọi lúc mọi nơi. Bạn sẽ không bị bó buộc vào một thiết bị hoặc nơi chốn nào, có thể giao tiếp với đồng nghiệp ngay cả khi đi công tác.

Việc sử dụng phần mềm chat nhóm đa nền tảng cũng giúp tiết kiệm ngân sách. Nếu chỉ có thể kết nối qua một phương thức duy nhất, bắt buộc doanh nghiệp phải cung cấp thiết bị tương ứng cho tất cả nhân viên. Ví dụ nếu sử dụng công cụ chat chỉ có trên HĐH MacOS thì công ty phải cấp cho mỗi nhân viên một chiếc Macbook, ngay cả khi công việc không yêu cầu loại laptop này. Và như vậy là rất tốn kém và lãng phí!

Quản lý tốt

Quản lý kênh chat, nhóm chat

Nếu công ty bạn có 4 phòng ban và mỗi phòng có khoảng 5 người, tính luôn cả sếp và bác bảo vệ thì bạn đã có đủ 22 chia làm 2 đội đá bóng với nhau. Nếu bạn để số lượng người như vậy nói cùng một lúc thì sẽ chẳng ai nghe ai hết. Vì vậy, tính năng quản lý kênh và nhóm chat là vô cùng cần thiết cho một phần mềm chat nhóm.

Tính năng này gom nhóm mọi người thuộc một đơn vị/dự án nào đó lại với nhau vào một kênh hoặc phòng. Ở trong đó mọi người có thể thảo luận những thông tin liên quan.

Ngoài ra, tất cả mọi thành viên trong nhóm bạn có thể chat với những phòng ban khác trong một kênh lớn hơn dành cho cả công ty. Công cụ quản lý có hệ thống như vậy bảo đảm thông tin đến được tới người cần nghe và không làm ảnh hưởng tới công việc của những nhóm khác.

Thêm vào đó, các tính năng quản lý kênh chat khác như đề cập trực tiếp thông qua @tên, phân quyền tài khoản… cũng được đánh giá cao đối với loại phần mềm này.

Quản lý tài liệu chung

Làm việc nhóm không phải chỉ cần trao đổi qua chat, mà còn thông qua các hình ảnh, âm thanh, video hoặc các tài liệu khác. Hầu hết những thứ này đều quan trọng và cần được sử dụng, kiểm tra lại trong tương lai. Do đó, ứng dụng chat nhóm nên có một bộ sưu tập để quản lý các tài liệu đã được chia sẻ nội bộ này.

Tạo thông báo, nhắc nhở, hoặc lịch làm việc

Thông báo là những thông tin quan trọng của công ty mà bạn muốn tất cả mọi người đều nhìn thấy. Nhưng nếu bạn chỉ nhắc nhở mọi người bằng dòng chat, nó sẽ sớm bị “trôi” đi và biến mất bởi những dòng chat sau đó - một điều cực kỳ thường xuyên ở các nhóm quy mô lớn.

Một phần mềm chat nhóm hiệu quả nên có chức năng ghim hoặc đánh dấu đoạn chat để biến nó thành thông báo. Như vậy sẽ đảm bảo mọi người đều nhìn thấy và tiếp nhận được thông tin quan trọng.

Tính năng nhắc nhở sẽ bảo đảm việc cần làm sẽ được hoàn thành đúng hạn và góp phần tăng năng suất. Một số tính năng tạo lịch biểu, tạo sự kiện, theo dõi tiến trình hay xuất báo cáo công việc, sẽ làm tăng giá trị của phần mềm chat nhóm.

Cho phép gọi video

Hiện nay, gọi video là tính năng phổ biến mà hầu như phần mềm liên lạc nào cũng có. Tuy nhiên, gọi video lại đặc biệt quan trọng trong các phần mềm chat nhóm đa nền tảng. Bởi vì: có những dự án phức tạp với lượng thông tin đồ sộ mà chỉ có nói miệng mới có thể truyền tải dễ dàng.

Liên kết dịch vụ khác

Những phần mềm chat nhóm đa nền tảng hàng đầu thường cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ làm việc. Tuy nhiên, đôi khi những công cụ đó không quá vừa vặn với yêu cầu của bạn và của công việc bạn đang làm. Người ta thường có thói quen sử dụng các công cụ chuyên biệt mạnh mẽ hơn, như MS Word để soạn thảo văn bản hay Trello quản lý tiến trình. Chính vì vậy, một phần mềm chat nhóm đa nền tảng tốt cần có khả năng liên kết với các dịch vụ bên ngoài.

Ví dụ: tích hợp Trello để nhân viên có thễ theo dõi tiến trình công việc, hoặc là kết nối với các mạng xã hội như Facebook, Twitter… để giữ liên lạc với khách hàng. Càng nhiều dịch vụ có thể liên kết được thì độ hữu dụng và tiện lợi của ứng dụng chat nhóm đó càng cao.

Những phần mềm chat nhóm đa nền tảng mạnh mẽ trong bài viết luôn bảo đảm được tiêu chí này. Nếu như không thể liên kết một cách trực tiếp với các ứng dụng khác, phần mềm chat sẽ liên kết thông qua dịch vụ trung gian như Zapier hoặc IFTTT.

15 phần mềm chat nhóm đa nền tảng nổi trội

1 - Slack

Slack là hình mẫu cho những phần mềm chat nhóm đa nền tảng. Slack cho phép tạo các kênh chat mở và kênh chat riêng (direct message), ghim dòng chat hoặc tạo Bài đăng (Post) để làm thông báo quan trọng. Bạn còn có thể đi sâu vào từng vấn đề được nói tới thông qua nút tạo Chủ đề (Thread) ở mỗi dòng chat.

Nhưng tính năng mạnh mẽ nhất của Slack chắn chắn là liên kết dịch vụ ngoài. Có đến hơn 600 ứng dụng thuộc 20 mục khác nhau mà bạn có thể thêm vào Slack. Bạn sẽ có thể sử dụng dịch vụ yêu thích, như tạo task Todoist hay lưu link vào Pocket để đọc sau - ngay trên Slack. Ngoài ra còn có các bot chat giúp bạn giải quyết nhiều loại công việc khác nhau, hoặc việc linh tinh khác.

Nền tảng: Web, Windows, Mac, Linux, Android, iOS.

2 - Twist

Twist đi ngược lại với cách giao tiếp thời gian thực của Slack[/caption]

Twist là một phần mềm chat nhóm đa nền tảng đi ngược lại với cách giao tiếp thời gian thực của Slack.

Twist quản lý chat theo những Chủ đề (Thread) riêng biệt cho từng dự án hoặc mục tiêu, giảm tải cho bạn khỏi số lượng đoạn chat chồng chất. Điều này đặt biệt phù hợp với các nhóm làm việc quy mô lớn, công việc phức tạp. Từng thành viên có nhiều thời gian suy nghĩ, diễn đạt ý kiến của mình, do đó cải thiện hiệu quả giao tiếp và hiệu suất làm việc.

Nền tảng: Web, Windows, Mac, Android, iOS.

3 - Microsoft Team

Lợi thế lớn nhất của Microsoft Team là khả năng đồng bộ với các ứng dụng văn phòng khác của Microsoft như MS Word hay Excel. Microsoft Team kết nối tất cả những sản phẩm đó lại giúp việc trao đổi, chia sẻ dữ liệu vô cùng tiện lợi và nhanh chóng. Phần mềm này còn có một tính năng soạn thảo văn bản mạnh mẽ để tạo thông báo, ghi chú, hoặc cả một từ điển wiki liên kết các tài liệu của bạn lại với nhau.

Microsoft có mọi phần mềm cho hầu hết các lĩnh vực làm việc nên bạn có thể làm được tất cả thông qua một trình chat nhóm.

Nền tảng: Web, Windows, Mac, Android, iOS.

4 - Skype for Business

Thừa hưởng từ người anh em của mình - Skype, Skype for Business cung cấp trải nghiệm gọi video và hội nghị truyền hình (video conference) ưu việt.

Bạn có thể tạo một nhóm chat video lớn với 250 người, vừa thảo luận vừa ghi chú hoặc đóng góp ý kiến với Whiteboard (bảng đen phiên bản trực tuyến). Ngoài ra bạn có thể trình chiếu PowerPoint hoặc chia sẻ màn hình (screensharing) của mình để dễ dàng trao đổi thông tin với đồng nghiệp.

Nền tảng: Windows, Mac, Android, iOS.

5 - Google Hangouts

Google Hangouts ra đời vào năm 2013, chuẩn bị được làm lại vào cuối năm 2018, chuyển sự tập trung vào các nhóm làm việc. Phần mềm chat nhóm đa nền tảng Google Hangouts hứa hẹn sẽ mang đến một trải nghiệm hội nghị truyền hình mượt mà, trơn tru.

Phần mềm này cũng tích hợp cả Google Docs và Google Photos, tạo ra một nền tảng làm việc trực tuyến đầy đủ tiện nghi hơn cả. Hơn nữa, các bot chat thông minh làm từ công nghệ AI của Google học và ghi nhớ những điều bạn cần, giúp bạn hoàn thành tốt hơn mọi công việc mong muốn.

Nền tảng: chưa biết, vì chuẩn bị được làm lại.

6 - Cliq

Thuộc về một hệ sinh thái mạnh mẽ không kém Google, Cliq của Zoho đem đến sự thoải mái trong phòng làm việc của bạn.

Ngoài những tính năng thông dụng như quản lý theo kênh hay gọi thoại, Cliq còn cho phép thêm nhà cung cấp và khách hàng vào các kênh để kết nối tốt hơn. Bạn có thể chèn emoji vào đoạn chat và tạo các kênh riêng cho việc giải trí. Tinh thần và không khí làm việc thoải mái sẽ giúp thúc đẩy năng suất của cả nhóm chứ không chỉ riêng bạn.

Nền tảng: Web, Windows, Mac, Linux, Android, iOS.

7 - HipChat

Là một trong những phần mềm chat nhóm đa nền tảng nguyên thủy, HipChat tập trung nhiều vào trải nghiệm giao tiếp và trò chuyện trong nhóm. Bạn có thể chat riêng với từng người trong danh sách Người (People) hoặc Phòng (Room) để tất cả cùng thảo luận. Bạn cũng có thể mời những người không thuộc nhóm hoặc công ty bạn (khách hàng, đối tác) vào các Phòng để triện trao đổi và xây dựng mối quan hệ.

Ngoài ra, tuy lâu đời nhưng không lỗi thời, HipChat còn có tính năng liên kết với vài dịch vụ phổ biến như Trello và Jira để tăng độ hữu dụng và tiện lợi.

Nền tảng: Web, Windows, Mac, Linux, Android, iOS.

8 - Stride

Stride là phiên bản nâng cấp từ HipChat với mục tiêu mới là biến khung chat thành bàn làm việc.

Bất cứ dòng chat nào cũng có thể được chuyển thành một việc cần làm (task) qua một nút bấm. Phần mềm này còn có một thanh sidebar riêng biệt để hiển thị những việc cần làm, ghi chú và nhắc nhở để bạn tiện thẽo dõi và thực hiện ngay trong lúc chat video với đồng nghiệp.

Nền tảng: Web, Windows, Mac, Linux, Android, iOS.

9 - Discord

Được sử dụng phổ biến trong cộng đồng game thủ, Discord cũng là một phần mềm chat nhóm đa nền tảng mạnh mẽ. Vì là phương tiện liên lạc trong lúc chơi game, Discord cung cấp những tính năng gọi thoại hữu ích. Khi vào những kênh Voice chat, bạn luôn luôn kết nối với đồng đội/đồng nghiệp và chỉ cần nhấn 1 nút để nói, rất tiện lợi.

Ngoài ra, Discord cho phép phân quyền tài khoản để quản lý ai được nói (thường là những người có thẩm quyền hoặc quan trọng) và ai chỉ có thể nghe.

Nền tảng: Web, Windows, Mac, Linux, Android, iOS.

10 - Ryver

Ryver tự mô tả mình như một sự kết hợp hoàn hảo giữ Trello và Slack, giữa quản lý tiến trình theo dạng kanban và giao tiếp nhóm.

Và quả thực Ryver đã cung cấp một công cụ chat nhóm hiệu quả với forum mở (open forum), nhóm mật (private team) và cả tin nhắn trực tiếp, đi kèm là các tính năng hữu ích như: bài đăng, hội nghị trực tuyến, quản lý công việc theo kiểu kanban và liên kết với hàng trăm ứng dụng, dịch vụ khác,.v.v…

Nền tảng: Web, Windows, Mac, Linux, Android, iOS.

11 - Chatwork

Chatwork giúp giao tiếp với nhóm hiệu quả[/caption]

Nếu bạn cần giao tiếp với nhiều loại đối tượng cùng lúc như: đồng nghiệp trong phòng ban, đồng nghiệp trong dự án con, khách hàng, đại lý… bạn sẽ cần Chatwork.

Chatwork cho phép bạn kết nối với người khác qua nhiều kênh chat khác nhau một cách hiệu quả. Mỗi cá nhân sẽ được gán một Chatwork ID và người khác sẽ dễ dàng mời bạn vào nhóm chat thông qua ID đó. Còn có một thanh sidebar bên phải hiển thị ghi chú, nhắc nhở để bạn quản lý được công việc của mình trên nhiều kênh chat khác nhau.

Nền tảng: Web, Windows, Mac, Android, iOS.

12 - Cisco Spark

Nhắm vào các nhóm làm việc sáng tạo là chủ yếu, Cisco Spark đáp ứng đầy đủ các tiêu chí tối cần thiết như: quản lý có hệ thống và phân cấp, thư viện chung chia sẻ tài liệu, chat voice và chat video, .v.v…

Ưu điểm lớn nhất của Cisco Spark là chức năng Whiteboard và hiển thị ảnh xem trước kích thước lớn đối với file hình ảnh. Bạn có thể vẽ vời, phác họa ý tưởng trên Whiteboard trong lúc chat rồi chia sẻ ngay cho nóng với đồng nghiệp.

Nền tảng: Web, Windows, Mac, Linux, Android, iOS.

13 - Mattermost

Nếu bạn có kiến thức về lập trình và muốn tùy chỉnh một công cụ chat dành riêng cho nhóm của bạn, hãy thử qua Mattermost.

Phần mềm này có thể được cài đặt trên máy chủ (hosting) riêng của bạn. Nhờ vậy, bạn có thể thay đổi hầu hết các thành phần của ứng dụng: đổi ngôn ngữ, đổi màu, hoặc đổi nơi lưu trữ dữ liệu...Việc sử dụng hosting riêng cũng tăng tính bảo mật và độc lập khỏi các máy chủ dịch vụ.

Nền tảng: Web, Windows, Mac, Linux, Android, iOS.

14 - Flock

Flock là phần mềm chat nhóm đa nền tảng cho phép thực hiện các tác vụ khác ngay trong khung chat. Bạn có thể đăng bài viết với đầy đủ chức năng như MS Word, tạo ghi chú, và đặc biệt là tạo các biểu mẫu, biểu quyết.

Những tính năng kể trên giúp làm việc nhóm và trao đổi nhanh hơn, đỡ mất thời gian loay hoay chuyển ứng dụng khác.

Nền tảng: Web, Windows, Mac, Android, iOS.

15 - Workplace by Facebook

Rất nhiều tổ chức và nhóm sử dụng Facebook để kết nối và làm việc. Vì vậy, Workplace by Facebook ra đời, làm cầu nối giữa thành viên trong nhóm, giữa doanh nghiệp và khách hàng, và giữa tất cả người dùng với hàng triệu fanpage, nhóm khác nhau.

Lợi thế rõ rệt của Workplace là các nhóm có thể chat và làm việc hiệu quả trong khi vẫn tương tác được với khách hàng, người theo dõi.

Nền tảng: Web, Windows, Mac, Android, iOS.

Kết luận

Trong 15 ứng dụng đã nêu, mỗi ứng dụng đều có những ưu nhược điểm riêng, không có cái nào là hoàn hảo. Bạn nên xem xét kỹ các yếu tố về công việc, đồng nghiệp, và cả sở thích để chọn ra một phần mềm chat đa nền tảng mạnh mẽ và hiệu quả cho bản thân và doanh nghiệp.