8 cách sở hữu email doanh nghiệp theo tên miền riêng (2 cách miễn phí)

8 cách sở hữu email doanh nghiệp theo tên miền riêng (2 cách miễn phí)

Đăng bởi locbaoluu - 06/03/2018 - 174 Người Đã Xem

Tham khảo các dịch vụ thiết kế website, dịch vụ SEO, lập trình web-app, cắt HTMLlập trình di động

Ngày nay, email (thư điện tử) là công cụ cần thiết đối với mỗi cá nhân, cũng như doanh nghiệp. Cho dù nhiều trình chat nhóm như Slack ra đời với mục đích thay thế email, nhưng theo thống kê thì email vẫn là phương tiện được dùng nhiều nhất để trao đổi thông tin liên quan đến công việc của mọi người. Có thể thấy, việc sở hữu email doanh nghiệp là điều không nên thiếu của bất cứ công ty nào.

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là email có đuôi là tên miền riêng của doanh nghiệp. Ví dụ: công ty Mona Media có địa chỉ email liên hệ là mon@mona.media, trong đó mona.media là tên miền riêng của doanh nghiệp. Tên miền riêng thường là tên công ty của bạn kèm với đuôi tên miền bất kỳ. Chẳng hạn như: tencongty.com, tencongty.net, tencongty.info...

Lợi ích của email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp đem đến giải pháp email toàn diện cho doanh nghiệp. Có thể kể đến các lợi ích sau đây của việc sử dụng email doanh nghiệp:

  • Thể hiện tính chuyên nghiệp: Sở hữu email doanh nghiệp sẽ gây ấn tượng với khách hàng hoặc các đối tác trong kinh doanh. Một địa chỉ liên hệ có tên miền riêng kèm theo cũng sẽ để lại dấu ấn trong lòng khách hàng, và chắc chắn cho thấy doanh nghiệp bạn tỉ mỉ, có đầu tư hơn hẳn sử dụng dịch vụ email miễn phí như Gmail, Yahoo, Outlook,.v.v...
  • Quảng bá thương hiệu: Sử dụng email doanh nghiệp, khách hàng sẽ nhận biết ngay được thương hiệu của bạn khi nhìn vào địa chỉ email.
  • Quản lý công việc hiệu quả: Tạo nhiều email doanh nghiệp theo đặc thù công việc sẽ giúp chủ doanh nghiệp quản lý công việc tốt hơn. Ví dụ: bạn có thể tạo hotro@... cho mục đích nhận email phản hồi của khách hàng, kinhdoanh@... để giải quyết các vấn đề về kinh doanh, .v.v...
  • Quản lý nhân viên: Thiết lập email doanh nghiệp, bạn có thể dễ dàng kiểm tra nội dung hộp thư của nhân viên. Cụ thể là cấp trên có thể kiểm soát email công việc của nhân viên cấp dưới. Việc tạo email doanh nghiệp cho nhân viên cũng giúp trao đổi công việc tiện lợi hơn.
  • Tránh bị giả mạo email: Kẻ gian có thể dùng tên doanh nghiệp bạn để tạo email miễn phí trên Gmail, Outlook,.v.v... nhằm lừa đảo làm ảnh hưởng danh tiếng và uy tín công ty. Sở hữu email doanh nghiệp theo tên miền riêng sẽ ngăn chặn được chuyện này. Không ai có thể tạo email trên tên miền của bạn.

8 cách để sở hữu email doanh nghiệp

1. Sở hữu email doanh nghiệp từ dịch vụ email doanh nghiệp

Hiện nay tại Việt Nam cũng như trên thế giới có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp mà bạn có thể sử dụng, bất kể bạn đã có website hay chưa. Sử dụng loại dịch vụ này bạn cần trả phí nhất định, tính theo tháng, hoặc năm. Tại Việt Nam có thể kể đến các nhà cung cấp như iNet, VS Mail, .v.v...

Dịch vụ email doanh nghiệp iNet
Bảng giá dịch vụ email doanh nghiệp theo tên miền riêng tại iNet

Chọn dùng dịch vụ email doanh nghiệp của những công ty dạng này, bạn có thể yên tâm về độ bảo mật, hài lòng về các tính năng hỗ trợ trao đổi, phân công việc cần làm, cũng như tính linh hoạt khi sử dụng. Mức giá thấp nhất cho loại dịch vụ này ở Việt Nam trung bình dao động từ 20,000đ đến 50,000đ/tháng, tùy theo dung lượng và các tính năng kèm theo. Giá thành như vậy là rất đáng tiền cho doanh nghiệp muốn có một email chuyên nghiệp.

Ưu điểm của dịch vụ này là bạn không cần có kiến thức về làm website vẫn có thể sở hữu email doanh nghiệp. Đội ngũ hỗ trợ của các nhà cung cấp sẽ làm hết cho bạn cũng như hướng dẫn cách dùng dễ hiểu nhất. Từ đó, bạn sẽ không mất công tìm hiểu, cũng như tiết kiệm được thời gian cho những công việc cần thiết khác.

2. Sở hữu email doanh nghiệp với G Suite của Google

G Suite (tên trước đây là Google Apps for Work, hay Google Apps for Business) là một bộ công cụ giúp tăng năng suất làm việc và hỗ trợ cộng tác được cung cấp bởi Google cho các doanh nghiệp. Các công cụ đó gồm các phần mềm thông dụng của Google như: Gmail, Google Drive, Google Hangouts, Google Calendar, Google Docs, .v.v... Khác với dịch vụ miễn phí, G Suite cho người dùng doanh nghiệp các tính năng chuyên dùng trong kinh doanh như:

  • Địa chỉ email tùy chỉnh theo tên miền (email doanh nghiệp).
  • Ít nhất 30GB dung lượng lưu trữ dành cho tài liệu và email (miễn phí chỉ được 15GB).
  • Khả năng tương tác với Microsoft Outlook.
  • Có các lựa chọn bảo mật bổ sung như: xác thực hai bước, SSO cũng như các kiểm soát quản trị cho tài khoản người dùng.

Với dịch vụ này, bạn có thể tạo đến 30 bí danh email cho mỗi người dùng. Tức là một người có tối đa 30 email khác nhau, sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Ví dụ: tenban@tencongty.com là địa chỉ email người dùng, bạn có thể tạo thêm kinhdoanh@tencongty.com, hotro@tencongty.com mà không bị tính thêm phí người dùng. Mọi email gửi về các bí danh đó đều được đưa về hộp thư người dùng của bạn. Bạn có thể hiểu email người dùng là cửa chính, còn các email bí danh là cửa phụ, và tất cả cửa đều dẫn đến nhà của bạn (tương đương với hộp thư đến của bạn).

Email doanh nghiệp G Suite
G Suite hỗ trợ email doanh nghiệp và nhiều tính năng văn phòng hữu ích

Khi sử dụng email doanh nghiệp với G Suite, bạn sẽ được dùng thử miễn phí 14 ngày, sau đó để tiếp tục sử dụng bạn cần thanh toán $3/tháng cho một người dùng ở gói Basic. Bạn có thể tham khảo các mức giá khác tại trang biểu phí của G Suite.

Để đăng ký sử dụng dịch vụ, bạn có thể nhấp ngay vào nút "Bắt đầu dùng thử miễn phí" và làm theo hướng dẫn của Google. Nếu cần hướng dẫn thêm, bạn có thể liên hệ bộ phận bán hàng của G Suite bất cứ lúc nào hoặc tìm đọc trên mạng những bài đã hướng dẫn rất cụ thể.

Ưu điểm của dịch vụ email tại G Suite ngoài những tính năng chuyên dùng trong kinh doanh đã kể trên, thì nó còn rất thân thiện bởi giao diện quen thuộc của các ứng dụng Google. Bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để làm quen, khi những công cụ đó có thể bạn đã luôn sử dụng hằng ngày. Chỉ cần một ít thời gian thiết lập, bạn đã có thể dùng được ngay. Ngoài ra, tính hiệu quả của các ứng dụng Google là điều khó để chối cãi. Một minh chứng cụ thể là G Suite đã được hàng triệu doanh nghiệp, từ các công ty nhỏ cho tới các công ty trong danh sách Fortune 500 lựa chọn.

3. Sở hữu email doanh nghiệp với Office 365 của Microsoft

Tương tự G Suite, Microsoft Office 365 cũng đưa ra giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp. Office 365 hỗ trợ các ứng dụng phổ biến của Microsoft như Outlook, OneDrive, Word, Excel, Powerpoint, OneNote, .v.v...

Email doanh nghiệp Office 365
Office 365 có biểu giá linh hoạt, đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau

Truy cập bảng giá dành cho doanh nghiệp, bạn sẽ thấy Office 365 mắc hơn G Suite. Tuy nhiên, chỉ nhìn giá để lựa chọn không bao giờ là cách tốt nhất để quyết định. Chúng ta cần xem xét những điểm khác biệt giữa 2 nền tảng để đưa ra lựa chọn phù hợp cho mỗi doanh nghiệp khác nhau.

Nhìn chung, Office 365 cung cấp nhiều lựa chọn về giá và tính năng hơn G Suite. Hãng có nhiều tùy chọn cho từng loại nhu cầu khác nhau như: có cần email doanh nghiệp hay không, có cần kèm bộ offcice hay không, doanh nghiệp bạn có phải là tổ chức phi lợi nhuận hay không...

Nếu chỉ xét về nhu cầu email doanh nghiệp, thì Microsoft có lựa chọn mức giá khởi đầu là $5/tháng cho một người dùng với 50GB lưu trữ email, cho phép sử dụng phiên bản trên web của Word, Excel, PowerPoint, 1TB OneDrive cùng nhiều tính năng cộng tác khác. Có thể thấy, mức giá tuy cao hơn $2, nhưng bạn cũng được hưởng lợi nhiều hơn. Điểm trừ duy nhất là bạn không được hưởng gói Office phiên bản máy tính dùng được offline (ngoại tuyến), vốn là điểm mạnh của Office 365 so với G Suite.

Trong khi đó, với mức giá thấp nhất $3/tháng hỗ trợ bộ Office của Google, bạn có thể dùng được offline nếu bật tính năng offline (chỉ dùng được với Chrome). Mặc dù không thể mạnh mẽ như Office của Microsoft cũng như không thể offline hoàn toàn, điều này vẫn đáng để cân nhắc nếu bạn cần email doanh nghiệp kết hợp office vừa đủ dùng với mức giá rẻ cho doanh nghiệp.

Tóm lại, mỗi nền tảng đều có những điểm mạnh điểm yếu khác nhau. So sánh đã đề cập phía trên cũng chỉ so về mức giá có tính năng tương đương thấp nhất cho dịch vụ. Bạn cần xem xét kỹ các mức giá cùng các tính năng đi kèm để đưa ra quyết định phù hợp nhất.

4. Sở hữu email doanh nghiệp với Exchange Online của Microsoft

Exchange Online là một dịch vụ khác của Microsoft, tách email doanh nghiệp ra khỏi Office 365 (gói thấp nhất) hoặc hoạt động như một phần của Office 365 (gói cao nhất). Với gói thấp nhất, mức giá là $4/tháng cho một người dùng, tuy bạn sẽ không được sử dụng bộ Office lẫn dịch vụ lưu trữ OneDrive nhưng được 50 GB dung lượng lưu trữ email và có thể gửi thư có kích cỡ tối đa 150 MB/người.

Email doanh nghiệp Exchange Online
Exchange Online là bản tách từ Office 365

Đây là một dịch vụ tiết kiệm khác nếu bạn không cần những chức năng dư thừa khác cho doanh nghiệp của bạn. Email doanh nghiệp vẫn được hưởng những công nghệ bảo mật tiên tiến, chống thư rác và phần mềm xấu cũng như công cụ cộng tác đủ dùng như: lịch chung, nhóm, danh sách địa chỉ toàn cầu, liên hệ bên ngoài, tác vụ, phòng hội thảo và chức năng ủy nhiệm. Bạn có thể tìm hiểu tại trang so sánh giá của Exchange Online.

5. Sở hữu email doanh nghiệp từ dịch vụ cung cấp email hỗ trợ tên miền riêng

Gmail, Yahoo, Outlook là những dịch vụ email miễn phí phổ biến. Những dịch vụ này được nhiều người dùng là bởi danh tiếng, tuổi đời, khả năng bảo mật cũng như dung lượng lưu trữ cao. Nhưng, điều này không có nghĩa là trên thế giới chỉ có bấy nhiêu đó dịch vụ email. Vẫn còn có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ email miễn phí, lẫn có phí, thậm chí hỗ trợ tạo email với tên miền riêng cho người dùng cá nhân và doanh nghiệp. Một vài dịch vụ có thể kể đến là ProtonMail, FastMail Tutanota.

Email doanh nghiệp FastMail
FastMail là giải pháp email doanh nghiệp bảo mật

Bài viết chỉ đề cập đến 3 dịch vụ này vì chúng có tiếng là bảo mật, rất phù hợp để sử dụng trong doanh nghiệp.

Với ProtonMail, để dùng cho doanh nghiệp, bạn cần trả $8/tháng (trả theo tháng) hoặc $6.25/tháng (trả theo năm) cho gói thấp nhất với các tính năng nổi bật: tối đa 50 người dùng, 5 GB/người dùng, 5 địa chỉ mail/người dùng, không giới hạn mail gửi đi mỗi ngày. Bạn có thể tham khảo mức giá của ProtonMail để đưa ra lựa chọn.

Còn với Tutanota, bạn cần trả 1€ - tương đương $1.23/tháng (trả theo năm) - hoặc 1,20€/tháng (trả theo tháng) để sở hữu gói Premium. Với gói này, bạn sẽ có 1GB lưu trữ mail (có thể mở rộng bằng cách trả 2€/tháng cho 10GB cộng thêm nếu trả theo năm). Bạn cũng có thể có thêm 5 bí danh email (cũng có thể mở rộng). Để biết thêm chi tiết, bạn cần truy cập đến bảng giá của Tutanota.

Cuối cùng, là FastMail. Trong 3 cái tên thì đây có lẽ là một giải pháp email doanh nghiệp được biết đến nhiều nhất. FastMail từ lâu đã được xem là dịch vụ lưu trữ email đáng tin cậy cho doanh nghiệp tích hợp với lưu trữ tập tin, danh bạ và lịch làm việc. Bạn có thể dùng thử 30 ngày rồi quyết định trả phí $5/tháng cho gói Standard hỗ trợ email tên miền riêng. Lúc đó, bạn sẽ có 25 GB lưu trữ, hỗ trợ lịch, danh bạ cùng hệ thống bảo mật đáng tin cậy của FastMail. Bạn đọc quan tâm có thể xem bảng giá của FastMail để tìm hiểu chi tiết.

Nếu doanh nghiệp bạn quan tâm đến vấn đề bảo mật, hãy lựa chọn 1 trong 3 dịch vụ này. Trong đó, ProtonMail và Tutanota là 2 dịch vụ email mã nguồn mở hàng đầu trong việc tôn trọng và bảo vệ quyền riêng tư của người dùng. Nếu phải chọn 1 trong 3, thì bạn nên:

  • Chọn FastMail nếu cần nhiều dung lượng và các tiện ích mở rộng như lịch, danh bạ.
  • Chọn Tutanota nếu muốn giá rẻ và mở rộng dung lượng khi cần.
  • Chọn ProtonMail cho dung lượng vừa phải cùng công nghệ bảo mật được đánh giá cao nhất hiện nay.

Ngoài ra, bạn cũng có thể cân nhắc lựa chọn dựa trên máy chủ của 3 nhà cung cấp này: FastMail là ở Mỹ, Tutanota ở Đức và ProtonMail ở Thụy Sỹ.

6. Sở hữu email doanh nghiệp miễn phí với Zoho Mail

Zoho Mail là một trong nhiều dịch vụ của Zoho - một công ty cung cấp các công cụ hữu ích hầu như cho mọi thứ: lịch, email, danh bạ, office, kế toán, ghi chú, marketing, HR, xây dựng app, .v.v... Zoho thường được biết đến là một giải pháp thay thế Google cho các dịch vụ hỗ trợ công việc bởi chính sách quyền riêng tư tốt hơn, và đặc biệt không hiển thị quảng cáo trong mail kể cả cho người dùng miễn phí.

Email doanh nghiệp Zoho
Zoho cho phép tạo email doanh nghiệp miễn phí với dung lượng hạn chế

Với Zoho Mail, bạn có thể tạo tối đa 25 người dùng email. Mỗi người dùng - tương đương 1 hộp thư riêng biệt - chỉ có thể dùng một bí danh email với 5GB lưu trữ/người dùng. Bạn cũng có thể gửi tập tin đính kèm tối đa 20MB. Lưu ý là sử dụng phiên bản miễn phí, bạn chỉ có thể thêm tối đa 1 tên miền duy nhất. Để biết cách sở hữu email miễn phí, bạn có thể đọc bài hướng dẫn tạo email tên miền riêng với Zoho của blog Canh me.

Ngoài ra, nếu bạn cần nhiều dung lượng và tính năng hơn, bạn có thể nâng cấp lên gói Zoho Workspace với mức giá khởi điểm là $2/tháng (trả theo năm) hoặc $3/tháng (ttrả theo tháng) để có được: 30GB lưu trữ, 30MB giới hạn tập tin đính kèm, đăng tập tin tối đa 5GB cho Zoho Doc, tương thích G Suite cùng nhiều tiện ích khác. Để tìm hiểu, bạn có thể nhấp vào bảng giá của Zoho Workspace để xem chi tiết.

7. Sở hữu email doanh nghiệp miễn phí với Yandex

Tương tự Zoho, bạn có thể tạo email doanh nghiệp miễn phí trên nền tảng Yandex. Yandex là một trong những Search Engine phổ biến nhất thế giới và chủ yếu được người Nga tin dùng. Ở Nga, người ta dùng Yandex nhiều hơn cả Google.

Email doanh nghiệp Yandex
Yandex cho dung lượng email không giới hạn miễn phí

Dịch vụ Mail for Domain (nay là một phần của Yandex.Connect) hoạt động tương tự như G Suite của Google. Tuy nhiên, bạn có thể dùng miễn phí không giới hạn tên miền, tối đa 1000 hộp thưkhông giới hạn lưu trữ email. Giống với Zoho Mail, bạn đọc có thể đọc bài hướng dẫn trên Canhme để tạo email miễn phí trên Yandex.

Nếu cần nhiều nhu cầu hơn, bạn có thể xem bảng giá của Yandex.Connect để biết thêm các lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

8. Sở hữu email doanh nghiệp sử dụng máy chủ riêng

Từ những ngày đầu của email, nếu bạn muốn có email, bạn phải tự duy trì một máy chủ email (email server). Đến ngày nay, vẫn còn rất nhiều công cụ giúp bạn trữ email trên máy chủ riêng của bạn. Những công cụ được nhiều người biết đến là: macOS Server - một tiện ích trị giá $19.99 cho macOS, bao gồm email, lịch, danh bạ hỗ trợ đồng bộ với nhiều phần mềm khác; hay công cụ mã nguồn mở như Roundcube, phiên bản tự host của Zimbra cung cấp tính năng duyệt mail trên nền web cơ bản; hoặc Mail-in-a-Box giúp bạn sử dụng mail chỉ với vài cú nhấp chuột khi dùng trên dịch vụ Digital Ocean; .v.v...

Email doanh nghiệp Email Server
MacOS Server có giá 449,000đ - là tiện ích cho macOS

Bằng cách này, chắc hẳn bạn sẽ có trải nghiệm gửi và nhận mail đúng ý nhất, có khả năng bảo mật vừa lòng nhất với công nghệ bảo mật bạn tự chọn cho server của mình. Tuy nhiên, điều này thực sự tốn kém và không dễ dàng gì. Như kĩ sư phần mềm Mitchell Anicas đã chia sẻ: "Thiết lập và duy trì một máy chủ mail riêng thì phức tạp và tốn thời gian, trong khi có nhiều thay thế phải chăng hơn - cái mà mọi người nhận được nhiều giá trị hơn, nhất là về mặt thời gian, bằng cách sử dụng các dịch vụ mail trả phí".

Có nên tạo email doanh nghiệp miễn phí hay không?

Câu trả lời là nên khi quy mô doanh nghiệp của bạn còn nhỏ và chi phí đầu tư thấp. Việc sử dụng email tên miền riêng miễn phí, cụ thể là với Yandex hoặc Zoho, sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền trong khi vẫn đảm bảo có được những tính năng quan trọng khác như lịch làm việc, danh bạ, lưu trữ tài liệu,.v.v... Khi doanh nghiệp lớn mạnh, bạn vẫn có thể nâng cấp lên bản trả phí của 2 dịch vụ kể trên để được phép dùng thêm nhiều dung lượng cũng như nhiều tính năng hữu ích khác.

Bạn chỉ không nên tạo email doanh nghiệp miễn phí trong hosting sử dụng cPanel. Trên mạng hiện cũng đã có bài hướng dẫn cách làm này, nhưng cách này là hoàn toàn không khuyến khích sử dụng cho doanh nghiệp. Bởi vì thư gửi đi từ email tạo bằng cách này rất dễ bị đưa vào thư mục spam của người nhận. Điều này là điểm bất lợi cho các doanh nghiệp khi người nhận thường bỏ qua hoặc xóa hết mọi thứ gắn mác spam. Ngoài ra, dung lượng lưu trữ cũng rất ít, khả năng chống thư rác không tốt, và nhiều người xác nhận là thường không gửi hoặc nhận được mail.

Trở lại với vấn đề có nên tạo email doanh nghiệp miễn phí không, khả năng tương thích, độ bảo mật, sự dễ hiểu, tính năng mở rộng và ngôn ngữ hỗ trợ cũng là những điều bạn nên xem xét để quyết định.

​Các dịch vụ email doanh nghiệp của các công ty Việt Nam, hay G Suite của Google, Office 365 của Microsoft đều hỗ trợ tiếng Việt. Sử dụng giao diện quản lý mail của Google (như Gmail) hay Microsoft (như Oultook) cũng chắc chắn là tiện lợi hơn vì hầu như ai cũng đã hoặc đang dùng những dịch vụ này. ProtonMail hay Tutanota sẽ cho bạn hệ thống bảo mật tin cậy, mặc dù có ứng dụng cho Android và iOS nhưng chỉ có thể truy cập nền web trên máy tính, không hỗ trợ IMAP/POP3. FastMail cũng có thể là lựa chọn hấp dẫn khi chỉ cần 3 tính năng lịch, mail, danh bạ cơ bản. Tự duy trì máy chủ mail cũng là một lựa chọn, nếu bạn có đủ nhân lực, thời gian cũng như tiền bạc cho việc này.

Tóm lại, nên sử dụng email doanh nghiệp miễn phí không có nghĩa là bạn phải sử dụng email doanh nghiệp miễn phí. Bạn cần xem xét các lựa chọn, tìm ra những tính năng đáp ứng tốt nhu cầu để đưa ra quyết định phù hợp nhất.

Kết luận

Như vậy, bài viết đã chỉ ra 8 cách thông dụng nhất để sở hữu email doanh nghiệp theo tên miền riêng. Cho dù bạn chọn dịch vụ có phí hay miễn phí, tự duy trì máy chủ hay không, sở hữu một email doanh nghiệp đã phần nào nâng cao tính chuyên nghiệp của bạn khi giao tiếp trên mạng, đặc biệt là với các đối tác, khách hàng. Qua bài viết này, hi vọng bạn đã hiểu rõ hơn về các lợi ích khi sử dụng email doanh nghiệp cũng như có thể đưa ra lựa chọn thích hợp cho nhu cầu sử dụng email doanh nghiệp của mình.