ERP là gì? Hiệu quả từ việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản lý doanh nghiệp

ERP là gì? Hiệu quả từ việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản lý doanh nghiệp

Đăng bởi Mon - 12/03/2018 - 87 Người Đã Xem

Tham khảo các dịch vụ thiết kế website, dịch vụ SEO, lập trình web-app, cắt HTMLlập trình di động

Trong bài viết về CRM, tôi có nhắc đến loại phần mềm quản lý tích hợp CRM với nhiều tính năng quản lý khác. Phần mềm đó được gọi thành một cái tên khác là quản lý tài nguyên doanh nghiệp. Thuật ngữ tiếng Anh là Enterprise Resource Planning, viết tắt là ERP.

Vậy ERP thực chất là gì?

ERP là gì?

Phần mềm quản lý tài nguyên doanh nghiệp hiện nay rất phổ biến ở nhiều công ty thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.

ERP là gì?

Vì sao lại gọi là quản lý nguồn tài nguyên doanh nghiệp? Sự thật là trên phần mềm ERP hoạt động tất cả các tính năng quản lý ở tất cả các bộ phận ở công ty. Đó là tính năng quản lý tài chính nhân sự, chi trả lương nhân viên. Đó là quản lý kho bãi, tồn kho, quy trình vận chuyển. Quản lý bán hàng. Quản lý mối quan hệ khách hàng. Quản lý thu mua. Quản lý nhân sự. Tất cả các bộ phận trong công ty để đặt được hiệu quả đều cần phải được quản lý ở mức độ chuyên nghiệp. Khi chuyên nghiệp tất cả sẽ cho ra hiệu quả đáng mong muốn, góp phần mang lại doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Với doanh nghiệp, từng phòng ban, từng bộ phận, từng cá nhân cấu thành bộ phận đó được xem là tài nguyên vô giá. Cũng từ ý nghĩa đó mà phần mềm quản lý tổng hợp được gọi là phần mềm quản lý tài nguyên công ty.

Nói tóm lại, phần mềm nào quản lý tất cả hoạt động bên trong và bên ngoài công ty đều được gọi là ERP. Đây là hệ thống quản lý cồng kềnh nhất trong một công ty bất kỳ.

Tổng hợp những tính năng sẵn có trên ERP

Với một công ty sản xuất thương mại kiểu mẫu, 7 tính năng sau đây luôn được lập trình tích hợp sẵn có trên phần mềm là : Quản lý quan hệ khách hàng, Quản lý bán hàng, Quản lý mua hàng, Quản lý kho hàng và hàng tồn kho, Quản lý sản xuất, Quản lý kế toán tài chính, Quản lý nhân sự.

Ngày nay, ERP được áp dụng rộng rãi cho rất nhiều mô hình công ty khác nhau hoạt động trên nhiều lĩnh vực ngành nghề không giống nhau. Do đó, tiêu chí lập trình tính năng cũng không thống nhất.

Tương tự như phần mềm CRM, ERP cũng có hai dạng phần mềm phổ biến là phần mềm ERP dựng sẵn và phần mềm ERP thiết kế độc quyền. Khi bạn sử dụng các phần mềm dựng sẵn, sẽ gặp chút khó khăn khi thiếu tính tương thích về tính năng giữa hai nhu cầu về hệ thống khác nhau. Việc này sẽ được giải quyết khi bạn hợp tác cùng một công ty phần mềm – thiết kế website chuyên nghiệp. Dịch vụ bảo trì phần mềm cũng cao cấp hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Những lợi ích khi sử dụng phần mềm ERP vào việc quản lý doanh nghiệp

Nói về lợi ích từ phần mềm ERP, phải nói là không ít. Đầu tiên không thể bàn cãi gì nữa về khả năng nâng cao hiệu quả hoạt động của các phòng ban với nhau nhờ thông tin được đồng bộ kết nối nhanh chóng. Chuẩn hóa quy trình hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp thong qua một phần mềm quản lý là cách để thúc đẩy doanh nghiệp ngày càng phát triển.

ERP đều hoạt động trên những nền tảng web cao cấp và bảo mật. Hệ thống thuật toán quản lý được thực hiện chuyên nghiệp đảm bảo đến từng chi tiết. Vì tất cả các thông số trên phần mềm đều có mối liên hệ đặc biệt với nhau, bất kỳ một sự sai sót nào cũng được cảnh báo kịp lúc. Cho nên thông tin trên hệ thống phải nói là chính xác đến 99.99%. Con số chính xác giúp hệ thống hoạt động trơn tru, không ảnh hưởng đến thời gian và hiệu suất làm việc của bất kỳ thành viên nào trong chuỗi quản lý lớn của doanh nghiệp.

Một tính năng không thể thấy ngay lập tức nhưng nó là kết quả tất nhiên của một quy trình quản lý chuyên nghiệp hiện đại, đó là việc giảm lượng tồn kho trong kỳ. Hàng tồn kho là vấn đề đáng quan tâm nhất đối với bất kỳ công ty sản xuất thương mại nào. Việc đảm bảo hàng tồn kho luôn ở múc ổn định, không quá thừa, cũng khôn quá thiếu thật sự là bài toán rất khó mà người quản lý luôn phải đối mặt. Nhưng khi cả hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, ổn định và mượt mà, hàng tồn kho không còn là vấn đề quá lớn lao nữa.

Tích hợp thông tin đặt hàng, đơn hàng của người mua. Bộ ba tính năng bán hàng, hàng tồn kho và quản lý quan hệ khách hàng sẽ cho ra hiệu quả của hoạt động kinh doanh, chăm sóc khách hàng, truyền thông Marketing và cuối cùng là tối ưu kế hoạch tồn kho trong kỳ.

Có thể nói, ERP ra đời đảm đương vai trò lớn lao nhất là giảm thiểu các phần mềm hoạt động riêng rẽ trước đây. Khi tất cả thu về một mối, hoạt động quản lý không những tối ưu hơn mà công việc kinh doanh cũng tối ưu hơn rất nhiều.

Tính linh động của ERP còn được thể hiện trên các phần mềm quản lý tích hợp trên thiết bị di động thông minh

Những tiêu chí cần có trên một phần mềm quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP) chuyên nghiệp

  • Thuật toán quản lý thông minh

Vai trò chính của phần mềm là quản lý. Vậy thì một phần mềm được coi là chuyên nghiệp khi đáp ứng cung cấp giải pháp quản lý chuyên nghiệp, thông minh và chính xác.

  • Nền tảng web đủ mạnh mẽ

Phần mềm phải đủ mạnh mẽ để chịu được nguồn dữ liệu cực kỳ lớn của toàn bộ doanh nghiệp. trong khoảng thời gian nhanh nhất. Đặc điểm này là một trong số những yếu tố giúp đánh giá khả năng trải nghiệm của phần mềm.

  • Khả năng phân tích quản trị chuyên nghiệp

Phân tích là bước đầu tiên trước cả khi quản lý. Khi có só liệu, hệ thống cần biết cách phân tích các số liệu, trả về kết quả chính xác, chuyên nghiệp. Người quản lý sẽ dựa vào các thông số đó mà đưa ra định hướng quản lý và phát triển đúng đắn.

  • Tính mở

Đây thật sự là một tính năng quan trọng trên một phần mềm quản lý chuyên nghiệp và khổng lồ như ERP. Sẽ tùy thuộc và từng yêu cầu thực tế mà người quản lý có quyền điều chỉnh các thông số phân tích sao cho phù hợp nhất.

  • Thiết kế giao diện thông minh

Trước khi đẹp, chúng ta cần một giao diện thông minh, Giao diện thông minh giúp người mới làm quen với hệ thống nhanh chóng nắm bắt các tính năng quan trọng. Giao diện cũng cho người dùng cảm giác thoải mái khi sử dụng, có thể dễ dàng phần biệt các nội dung khác nhau. Cách tốt nhất là sử dụng nhiều module giao diện khác nhau cho các trình quản lý khác nhau. Hiệu quả quản lý từ đó phần nào tối ưu hơn.

Mất bao lâu để triển khai thành công một kế hoạch ERP

Chúng ta không có câu trả lời chính xác cho câu hỏi này. Mà thật ra cũng chưa có những tiêu chí cụ thể để đánh giá như thế nào là thành công sau khi doanh nghiệp đã triển khai một phần mềm ERP.

Khi ERP tạo cho mọi người cảm giác là đã được áp dụng thành công khi không còn vấn đề xảy ra trong mọi hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Định hướng ban đầu để làm được việc này phụ thuộc vào kế hoạch ứng dụng hoặc thiết kế phần mềm từ đầu. Doanh nghiệp cần có một danh sách những điều mình muốn, danh sách các bộ phận quản lý được thêm vào phần mềm, mối liên hệ giữa các bộ phận cũng như định hướng quản lý ban đầu của doanh nghiệp. Từ những số liệu đó, công ty thiết kế website sẽ thực hiện tư vấn, điều chỉnh, đề xuất phương án thiết kế cũng như lập trình phần mềm.

Sau khi đã có phần mềm hoàn chỉnh, chuyên nghiệp và khá ưng ý, việc tiếp theo là kế hoạch triển khai ứng dụng phần mềm vào thực tế. Mà trong đó, khâu quan trọng nhất là đào tạo nhân viên sử dụng. Đối với những nhân viên lần đầu tiên tiếp cận với một hệ thống phần mềm hiện đại như vậy thường cần có cách đào tạo chi tiết hoặc thời gian khá dài để họ hiểu rõ tất cả.

Tuy nhiên, sự thật là rất khó để toàn bộ doanh nghiệp sử dụng chung một hệ thống quản lý mà không gặp phải bất kỳ vấn đều nào. Đôi khi nó không hẳn do hệ thống mà là do công ty phát triển và cần nhiều tính năng hoặc tính năng chuyên nghiệp hơn. Những lúc như vậy, công ty cần có một công ty thiết kế phần mềm chuyên nghiệp với dịch vụ hỗ trợ tuyệt vời chăm sóc thật cẩn thận, tiến hành bảo trì và nâng cấp hệ thống cho phù hợp nhất. Yêu cầu này tương đối khó thực hiện với những hệ quản trị tài nguyên doanh nghiệp dựng sẵn.

Ngân sách dự kiến cho một phần mềm ERP

Lưu trữ dữ liệu trên ERP bằng công nghệ điện toán đám mây đảm bảo tính bảo mật gần như tuyệt đối

Vì ERP thực hiện toàn bộ khâu quản lý của cả doanh nghiệp, yêu cầu của phần mềm là phải có nền tảng thật sự mạnh mẽ, tính bảo mật cao, thuật toán chuyên nghiệp, dễ sử dụng, điện toán đám mây hiện là công nghệ lưu trữ được lựa chọn phổ biến nhất… Do đó chi phí thực hiện một dự án độc quyền cho một doanh nghiệp bất kỳ hiện nay là rất cao. Một số phần mềm bình thường đã có chi phí lên tới hàng trăm nghìn đô, chưa kể các yêu cầu về tính năng và công nghệ hiện đại.

Nhìn con số thôi cũng đủ thấy chúng thật sự rất đắt và chỉ phù hợp với quy mô doanh nghiệp. Tuy nhiên, không thể bàn cãi rằng hiệu quả mà phần mềm này đam lại cho doanh nghiệp. Trong trường hợp không sử dụng ERP, doanh nghiệp vẫn phải sử dụng CRM, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý hàng tồn kho, phần mềm kế toán,… Tổng chi phi có khi cao cao hơn chi phí dành cho ERP. Hơn nữa, trong điều kiện công nghệ phát triển nhanh chóng và nhiều doanh nghiệp đang chạy đua để ứng dụng công nghệ vào mọi hoạt động của doanh nghiệp không chỉ riêng quản lý mà còn sản xuất, bán hàng, truyền thông,.. Nếu muốn nhanh chóng bắt kịp và vượt mặt đối thủ, doanh nghiệp chỉ có lựa chọn duy nhất là đầu tư cho mình một hệ thống ERP chuyên nghiệp và hiện đại nhất từ một công ty lập trình phần mềm uy tín nhất.